Digitalisierung als Zukunftsstrategie: Chancen, Hürden und Investitionen

31.01.2025 | Tobias Keller, GFS Bern

Eine aktuelle Studie von gfs.bern im Auftrag des Schweizerischen Anwaltsverbands beleuchtet die Digitalisierung und die dazugehörigen Kosten in Anwaltskanzleien. Die Ergebnisse zeichnen ein klares Bild: Je digitaler eine Kanzlei bereits heute ist, desto grösser sind die wahrgenommenen Vorteile und die Priorität für weitere Investitionen in diesem Bereich.

Bereits stark digitalisierte Kanzleien setzen die Digitalisierung überdurchschnittlich häufig mit hoher Priorität fort. Dies hängt insbesondere mit klaren Vorteilen zusammen: Verbesserte Datenverwaltung, mehr Flexibilität und eine Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag – Faktoren, die von der Mehrheit der Befragten genannt werden. Diese Kanzleien profitieren zudem von reduzierten administrativen Aufwänden und einer insgesamt erleichterten Arbeitsorganisation.

 

Herausforderungen: Kosten und Akzeptanz

Trotz der Vorteile sind die Kosten der Digitalisierung ein bedeutender Faktor. Besonders externe IT-Dienstleistungen und Ausgaben für Datensicherheit werden von zwei Dritteln der Kanzleien als kostspielig bewertet. Gleichzeitig zeigt sich, dass die Digitalisierung von analogen Prozessen erhebliche Einsparpotenziale birgt. Beispiele hierfür sind die Reduktion von Papierverbrauch durch elektronische Dokumente, die Nutzung digitaler Kommunikationsplattformen statt Postversand und die Implementierung von cloudbasierten Datenablagesystemen.

 

Häufig eingesetzte digitale Tools und ihre Vorteile

Zu den am häufigsten eingesetzten digitalen Tools in Anwaltskanzleien zählen PDF-Bearbeitungssoftware, die von drei Vierteln der Befragten genutzt wird, sowie Zeiterfassungssysteme zur digitalen Dokumentation von Arbeitsstunden. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) kommen bei knapp 40 Prozent der Kanzleien zum Einsatz und erleichtern die zentrale Verwaltung und den Zugriff auf wichtige Akten. Auch cloudbasierte Plattformen gewinnen an Bedeutung, da sie ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen und die Zusammenarbeit im Team fördern. Diese Tools tragen maßgeblich dazu bei, den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten und Fehler zu minimieren.

 

Hybrid, digital oder analog: Was Kanzleien bevorzugen

Die Studie zeigt, dass sich der Modus «Digital» bei Anwaltskanzleien zunehmend durchsetzt, insbesondere bei unpersönlichen und wiederkehrenden Aufgaben wie der Dokumentenbearbeitung, dem digitalen Austausch und elektronischen Signaturen. Hybride Ansätze finden vor allem bei personenbezogenen Aufgaben wie Besprechungen oder interner Kommunikation Anwendung, da sie Effizienz und persönlichen Kontakt verbinden. Analoge Verfahren werden nur noch selten bevorzugt und betreffen meist Prozesse wie die Kommunikation mit Gerichten oder interne Sitzungen. Die Befragung verdeutlicht jedoch, dass der Wunsch nach vollständiger Digitalisierung selbst in diesen Bereichen stark zunimmt.

Kanzleikosten-Rechner für Digitalisierungskosten

Basierend auf den Resultaten wurde ein Digitalisierungskosten-Rechner erstellt. Mit diesem Web-Tool können Kanzleien ihre Eigenschaften angeben, welche Digitalisierungsschritte sie tätigen wollen, und erhalten dann eine Kostenschätzung. Dies gibt Orientierung und schafft Transparenz bei den Digitalisierungskosten. Der Kanzleikosten-Rechner ist öffentlich zugänglich (Kanzleikosten-Rechner für Kanzleien).

 

Hintergrund und weiterführende Informationen

Der Bericht und der Kanzleikosten-Rechner basiert auf einer repräsentativen Befragung von 489 Anwaltskanzleien aus der Schweiz. Die Befragung fand im Sommer 2024 statt. Mehr Informationen und ein detaillierter Einblick in die Ergebnisse stehen im Schlussbericht zur Verfügung. Zusätzlich zur Befragung erhielten alle Kanzleien, die ihre Kosten angegeben haben, einen individualisierten Kosten-Kurzbericht, der ihre Kosten mit Kosten ähnlicher Kanzleien verglichen hat. Dies ermöglicht ein Benchmarking und zusätzliche Insights auf individueller Basis.

 

Download der Schlussberichte

 

Links zum Kanzleikosten-Rechner

 


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Tobias Keller

Tobias Keller

Projektleiter und Teamleader Data Analytics