La transformation numérique, une stratégie d'avenir : opportunités, obstacles et investissements

Les cabinets déjà fortement numérisés continuent à accorder une priorité élevée à la transition numérique. Cela est notamment lié à des avantages évidents : une meilleure gestion des données, plus de flexibilité et une efficacité accrue dans le travail quotidien – des facteurs mentionnés par la majorité des personnes interrogées. Ces cabinets bénéficient également d’une réduction des tâches administratives et d’une organisation du travail globalement simplifiée.

Malgré les avantages, le coût de la migration vers le numérique est un facteur important. Deux tiers des cabinets considèrent que les services informatiques externes et les dépenses liées à la sécurité des données sont particulièrement coûteux. Dans le même temps, la numérisation des processus analogiques offre un potentiel d’économies considérable. Il s’agit par exemple de réduire la consommation de papier grâce aux documents électroniques, d’utiliser des plateformes de communication digitales au lieu de l’envoi postal et de mettre en place des systèmes de stockage de données dans le cloud.

Parmi les outils numériques les plus fréquemment utilisés dans les cabinets d’avocats, on trouve les logiciels de traitement de fichiers PDF, utilisés par les trois quarts des personnes interrogées, ainsi que les systèmes de gestion du temps pour la documentation numérique des heures de travail. Les systèmes de gestion électronique de documents (GED) sont utilisés par près de 40 % des cabinets et facilitent la gestion centralisée et l’accès aux dossiers importants. Les applications cloud gagnent également en importance, car elles permettent de travailler depuis n’importe où et favorisent la collaboration en équipe. Ces outils contribuent de manière significative à rendre le travail quotidien plus efficace et à minimiser les erreurs.

L’étude montre que le mode «numérique» s’impose de plus en plus dans les cabinets d’avocats, en particulier pour les tâches impersonnelles et récurrentes telles que le traitement de documents, l’échange numérique et les signatures électroniques. Les approches hybrides sont principalement utilisées pour les tâches personnelles telles que les réunions ou la communication interne, car elles combinent efficacité et contact personnel. Les procédures traditionnelles sont rarement privilégiées et concernent principalement des processus tels que la communication avec les tribunaux ou les réunions internes. L’enquête montre toutefois que le souhait d’une numérisation complète augmente fortement, même dans ces domaines.

Un calculateur de coûts de digitalisation a été créé sur la base des résultats. Cet outil en ligne permet aux cabinets d’avocats d’indiquer les étapes de digitalisation qu’ils souhaitent mettre en œuvre et d’obtenir une estimation des coûts. Cela permet de s’orienter et de créer de la transparence en matière de coûts de numérisation. Le calculateur de coûts de cabinet est accessible au public (Calculateur de coûts de cabinet pour les cabinets d’avocats).

Le rapport et le calculateur de frais de cabinet sont basés sur une enquête représentative menée auprès de 489 cabinets d’avocats en Suisse. L’enquête a eu lieu à l’été 2024. De plus amples informations et un aperçu détaillé des résultats sont disponibles dans le rapport final. En plus de l’enquête, tous les cabinets qui ont indiqué leurs coûts ont reçu un bref rapport personnalisé comparant leurs coûts à ceux de cabinets similaires. Cela permet une analyse comparative et des informations supplémentaires sur une base individuelle.